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Programas, Projetos, Sub-Projetos, Ações e Sprints

  • 11 de agosto de 2018
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[Por que] Sonia Rodrigues diz que “a palavra não é a casa da mãe Joana” e você não pode fazer o que quiser com ela. Palavras tem significados precisos que precisão ser respeitados. Já as expressões, podem ter significado diferente de acordo com o contexto. É o que chamamos de ‘jargão’. Projeto, programa, sub-projeto, sprint, release, versão, revisão, pacote de trabalho, workpackage, entregável, onda, fase, roadmap, milestones, metas…

[O Que] é importante definir o significado dessas expressões para nós da Bio Bureau e BioMA, [Para Que] para alinharmos o entendimento do seu significado e facilitar a comunicação, tanto entre nós, quanto com com nossos parceiros e clientes.

[Onde] Essas definições serão especialmente importantes na organização das atividades no Trello, ainda que sejam também muito importantes na hora de confeccionar uma proposta ou contrato. Na hora da proposta/contrato, podemos ter que ceder ao jargão do cliente. Já nos quadros do nosso Trello, vai prevalecer a interpretação colocada aqui.

[Quem] É responsabilidade nossa, de vocês, do usuário que cria um quadro, coluna ou cartão, encaixa-lo corretamente dentro da estrutura da gestão de projetos compartilhada por todos.

[Como] Os progamas são a categoria agrupadora primária e é composto dos projetos que compõe o desenvolvimento de um produto ou serviço. Os programas são de longo prazo (anos), seguem um ‘road map’ que pode ser (no nosso caso é) descrito pela escala TRL. No nosso Trello, temos um Quadro PDI que descreve os programas em andamento na empresa nas colunas, com os cartões listando projetos e contratos em propostos e contratados (esse quadro é a única exceção para a regra de cartões e quadros serem dinâmicos e nunca serem usados como repositório de informação). Os quadros dos programas ficam dentro do time Bio Bureau e tem os contratos aprovados e em andamento listados nas colunas.

[Como] Projetos são uma grande macro, que representa esforços grandes para alcançar objetivos ainda de médio prazo (muitos meses ou poucos anos). Os projetos podem estar vinculados a um contrato com um cliente, ou a uma iniciativa interna, da própria BioB, para criar/aprimorar/documentar uma tecnologia, serviço, produto ou processo. Os projetos estão sempre vinculados a um programa. Os projetos tem sempre um orçamento (custo) e um prazo que precisam ser respeitados. Os projetos tem sempre um coordenador geral (que faz o relacionamento com o cliente) e um coordenador técnico (que faz o relacionamento com a equipe). Os projetos ficam listados nas colunas dentro do quadro do programa no Trello. Os cartões dessas colunas elencam atividades importantes para a gestão geral desses contratos: reuniões de kick-off, entrega de relatórios técnicos e gerenciais, prestação de contas, faturamento… Esses quadros listam os pacotes de trabalho conforme o entendimento do cliente e como estão listados na proposta técnica e contrato. Salvo excessões, apenas a equipe gerencial (CEO, CFO, assistente executivo, coordenador geral, o coordenador técnico e o PMO) são quem tem acesso aos quadros de programas e projetos.

[Como] Os Sub-projetos são a unidade de execução dos contratos e projetos. São organizados pelo coordenador técnico (CTO) junto com a equipe. Tem curta duração (semanas a poucos meses) e entregam partes do projeto ou contrato. Tem uma equipe definida que pode incluir pessoas de fora da Bio Bureau. Tem prazo e orçamentos definidos que devem ser respeitados. Os sub-projetos são a alma do processo de execução e ajudam a alocar a equipe, controlar custos, medir entregáveis e esforços. Todos os sub-projetos tem um Project Management Canvas (PMCanvas) que descreve o produto a ser entregue, os entregáveis parciais, a equipe, o orçamento, os riscos, o prazo e faz a conexão com o PMCanvas do Projeto/Contrato. Todo sub-projeto também tem uma pasta no GDrive para armazenar todos os arquivos necessários à, ou produzidos durante, sua execução. Ele também tem um quadro Trello só para ele, dentro do ‘Time’ do programa, o que permite compartilhar de maneira controlada as atividades e tarefas com parceiros externos a Bio Bureau.

[Como] Por fim, as ações são esforços bem localizados, com curtissima duração (de 1 dias a 1 semana), para consolidar informação em um produto (artigo, relatório, aplicativo, proposta, contrato…). É o que temos chamado de ‘sprint’. As ações/sprints não tem um PMCanvas ou um orçamento próprio, mas devem respeitar aqueles estabelecidos para o sub-projeto no qual estão inseridos. As ações/sprintst também não tem um quadro Trello próprio e são identificados dentro do quadro do sbu-projeto por uma coluna e por etiquetas próprias. As ações/sprints tem equipe e prazo definidos, tem reunião de kick-off onde são listadas todas as tarefas a serem executadas no período, o responsável e o prazo de cada uma, e uma reunião final de lições aprendidas. As ações/sprints também tem reuniões curtas (15 min) diárias para acompanhamento das atividades.

[Quando] A partir de agora, vamos usar essas definições para a nossa comunicação.

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